Aan het woord: managementassistent Eylem Coban

22 februari 2022

Zeg je ‘MindLabs’, dan zeg je verbinden, experimenteren, onderzoeken en creëren. Het zit simpelweg in ons DNA. Om te kunnen doen wat wij zo graag doen, zijn dagelijks veel mensen in de weer. Zo ook het MindLabs-management, met agenda’s vol afspraken die tot verbinding moeten leiden. En dus is daar ook managementassistent Eylem Coban. Zij zorgt dat de directie enkel met haar kerntaken bezig hoeft te zijn. Ze bewaart het overzicht, regelt en ontzorgt. Hoog tijd dus om haar het hemd van het lijf te vragen over het hoe en wat van haar werk binnen het ecosysteem.

Eylem, brand los: wat houdt jouw functie precies in?
Mijn werk bestaat eigenlijk uit 2 onderdelen. Allereerst beheer ik de agenda van Loet, onze directeur, en zorg ik dat zijn planning duidelijk en haalbaar is. Door daarnaast allerlei randzaken voor hem op te vangen, kan hij ongestoord met de inhoudelijke kant van zijn werk bezig zijn. Ook voer ik verschillende MindLabs-brede taken uit; van het organiseren van bijeenkomsten tot aan het verwerken van aanvragen die binnenkomen via de website of telefoon. Het organiseren van events stond vanwege corona trouwens lange tijd op een laag pitje, helaas. Maar ik heb goede hoop…!

Hoe lang doe je dit werk al?
Bij MindLabs nu zo’n 2,5 jaar. Maar organiseren en ontzorgen is al 15 jaar onderdeel van mijn takenpakket. Ik werk namelijk ook als beleidsondersteuner voor de gemeente Tilburg.

Waarom is jouw functie binnen MindLabs zo belangrijk?
MindLabs groeit ontzettend hard. Het is dus niet haalbaar om Loet zijn voorbereidingen, research én agendabeheer zelf te laten doen. Ik heb hele korte lijntjes met hem en weet precies wat wel en niet mogelijk is. En voor de groei van het ecosysteem zijn natuurlijk ook goed verzorgde presentaties, een werkend documentatiesysteem en een aanspreekpunt voor vragen van belang.

Wat maakt jou zo geschikt voor dit werk?
Regelen en organiseren is mijn ding. Dat zit in mijn bloed, denk ik. Ik schakel snel en ben flexibel. En er is sprake van commitment. In principe werk ik 2 dagen per week voor MindLabs, maar ik ben altijd bereid om ook op andere momenten wat voor het ecosysteem te doen. Want de agenda van Loet kan dagelijks omgegooid worden; zijn planning wacht echt niet met schuiven tot het weer mijn MindLabs-dag is. We zijn een klein en fijn clubje, dus dan ben je eerder tot dat extra stapje bereid.

Je functie klinkt erg serieus. Is er ook ruimte voor lol en gezelligheid?
Jazéker! Ik heb niet alleen veel lol in mijn werkzaamheden, maar ook met de mensen om mij heen. Met Loet en Petra bijvoorbeeld, heb ik fijne gesprekken. En veel appcontact. Al is de naam van die appgroep – ‘Planning MindLabs’ – dan wel weer heel ernstig… Nee, als ik Loet app, dan weet ik dat ik heel snel reactie heb. En ook ik bel hem altijd zo snel mogelijk terug, al is het ’s avonds laat. We nemen dit werk namelijk erg serieus. Maar we hebben het ook gewoon gezellig met z’n allen. Juist omdat we weten dat we van elkaar op aan kunnen.

Hoe kom je bij een organisatie als MindLabs terecht?
Ik ken Loet van mijn werk voor de gemeente. Toen ik hoorde dat hij een assistent zocht voor een paar dagen per week, heb ik bij hem geïnformeerd of dat niet iets voor mij zou zijn. Want het dynamische werk en het snel moeten schakelen leek me interessant. Ik heb wel even nagedacht over de onderwerpen waar MindLabs zich mee bezighoudt; in de wereld van technologie en AI ben ik niet echt thuis. Maar het werk als managementassistent was voor mij gesneden koek. Dat kende ik al van binnen en buiten. En kennis van AI is voor de uitvoering van mijn taken niet zo van belang. Daarbij ben ik geïnteresseerd en betrokken en leer ik graag over voor mij onbekende onderwerpen bij. Ik ben inmiddels dan ook al een hoop wijzer!

Maar jij weet dus ook van alles over zaken die eigenlijk nog in de kinderschoenen staan. Sta je graag dicht bij het vuur? Of is dat gewoon een mooie bijkomstigheid?
Ja, ik heb informatie die anderen vandaag of morgen nog niet hebben. Dat maakt mijn positie ontzettend interessant. Maar ik kan goed mijn mond houden. Dat is een van de eisen in een functie als deze. Dus daar voldoe ik dan ook volledig aan.

Hoe omschrijven jouw collega’s jou, denk je?
Toegankelijk, snel qua reageren en handelen en niet te beroerd om simpele of juist moeilijke taken uit te voeren. Het archiveren van stukken bijvoorbeeld is niet per se leuk of uitdagend werk, maar het moet gebeuren. En goed ook, want we hebben vaak oude documenten nodig. Een werkend systeem scheelt dan tijd. Dan vind ik het wel fijn als ik daar zelf verantwoordelijk voor ben. Oh, en ik wil altijd beter. Als ik iets georganiseerd heb en ik hoor achteraf dat alles goed is gegaan, dan geeft me dat een ontzettende boost. Dan weet ik dat ik mijn werk zorgvuldig heb gedaan. Maar ik wil het ook graag weten als er verbeterpunten zijn. Dan kan ik anderen de volgende keer alleen nog maar meer van dienst zijn. Eigenlijk wil ik gewoon ontlasten. Zolang dat het geval is, doe ik iedere taak met liefde en plezier.

Voer je jouw persoonlijke agenda fysiek of analoog?
Helemaal digitaal. Ik hou niet van papier. Het enige papier dat ik beschrijf is een fysieke to do-lijst. Maar dat boekje heb ik inmiddels al jaren, want ik gebruik het amper. Ik onthoud heel veel en doe voor de rest bijna alles digitaal. Lekker georganiseerd alles bij elkaar.

Wij gaan afronden. Dan kun jij ook weer verder. Wat is het volgende op jouw lijst? Duik je de agenda van Loet weer in? Of wordt het nu eerst een kop koffie of iets sterkers?
Nee, ik ga eerst eens lunchen. En daarna staat er een overleg met Petra over nieuwe, spannende zaken op de planning. Nog niet voor de openbaarheid, dus zoals gezegd: van mij horen jullie niks. Maar binnenkort kunnen we er waarschijnlijk mee naar buiten treden. Dan wordt het allemaal duidelijk.